Communicatie op afstand

Het is nu half mei 2020. De lockdown waar we vanaf half maart in zaten, begint iets te versoepelen. De afgelopen periode was een uitdaging voor iedereen. Ook voor vrijwilligersorganisaties die hun normale werkzaamheden tijdelijk moesten stopzetten.

Een van de vragen die ik kreeg was of ik tips had om vrijwilligers op afstand betrokken te houden. In dit artikel geef ik je wat ideeën en tips.

Waarom is het belangrijk om in contact te blijven?

Het coronavirus heeft de wereld op zijn kop gezet. Het binnenblijven heeft veel mensen aan het denken gezet over hun leven. De kans bestaat dat mensen zich ook gaan afvragen of het vrijwilligerswerk nog past bij wat ze willen.

Tegelijkertijd zijn er enorm veel mooie initiatieven gestart waar mensen bij aan konden sluiten. Super mooi, maar het risico bestaat dat jouw vrijwilligers een nieuwe mogelijkheid hebben gezien om impact te maken.

Dus hoe zorg je dat de vrijwilliger jou niet vergeet én dat hij of zij zich in deze tijd gezien blijft voelen door jou en jouw organisatie?

Een ouderwets kaartje werkt altijd

De makkelijkste manier om je vrijwilligers te laten weten dat je aan ze denkt is een kaartje te sturen of te bellen. Het is waardevol om gebeld te worden, je kunt je verhaal kwijt en je voelt dat de ander moeite heeft gedaan.

Ik zag een organisatie die kaartjes met bloemenzaadjes erin verstuurde naar vrijwilligers. Een simpele manier om gezien te worden. Als je vrijwilligers in de buurt wonen kun je ook een zelfgemaakt tasje met wat kleine cadeautjes rondbrengen.

De nieuwsbrief

Bij Stichting Babyspullen waar ik in het bestuur zicht hebben we meerdere nieuwsbrieven naar de vrijwilligers gestuurd als ‘Corona update’. We vertelden welke maatregelen we als organisatie genomen hadden en hielden zo de vrijwilligers op de hoogte.

Het voordeel van een nieuwsbrief is dat je zeker weet dat hij aankomt. Het geeft de vrijwilligers het gevoel dat ze belangrijk zijn en je versterkt het wij-gevoel. Belangrijk is wel de toon, want een nieuwsbrief die te formeel is kan juist ook een afstand scheppen. En dat wil je niet.

Videobellen

Stichting Babyspullen op InstagramVeel organisaties hebben de afgelopen periode het videobellen ontdekt. Voor de mensen die minder digitaal zijn was het soms een uitdaging maar ik weet zeker dat er veel mensen zijn die nieuwe dingen geleerd hebben.

Videobellen is een leuke manier om toch even contact te hebben. Bij Stichting Babyspullen hebben we binnen de tijd van een meeting een leuke instagrampost gemaakt om iedereen een hart onder de riem te steken.

Welk programma

Ik heb meerdere programma’s gebruikt en voor mij kwam Google Meet het beste uit de bus. Je kunt naar de website gaan, klikken op vergadering starten en het linkje in de browser versturen naar anderen. Zij vragen dan toestemming om mee te doen en als presentator of host kun jij ze toegang geven. Niemand hoeft in te loggen. Het scherm laat automatisch alle deelnemers zien.

Tips voor videobellen

Sommige zijn open deuren maar toch wel handige tips voor de mensen voor wie videobellen nog nieuw is.

  • Zorg voor een goede internetverbinding. En natuurlijk een werkende camera en een microfoon. Videobellen kan trouwens met een gewone computer of laptop, maar ook met een tablet en smartphone. Soms werkt het geluid beter als je oortjes in doet.
  • Zorg dat je zelf goed in beeld bent en de camera recht voor je staat. Anders zitten de andere deelnemers tegen jouw (onder)kin aan te kijken. Probeer ook te zorgen voor een redelijk rustige achtergrond. Je kunt vooraf testen wat de anderen zullen zien door je camera even op jezelf te richten.
  • Zet je microfoon uit als je niet praat. Wat veel mensen zich niet bewust van zijn is dat jouw microfoon ook achtergrondgeluiden hoort. Het geluid van de wasmachine, als je even iets tegen je partner zegt of het typen op je toetsenbord wordt geregistreerd. Het programma denkt dat jij aan het praten bent en de focus gaat dan naar jou. Ook stoort het voor de andere deelnemers. Degene die de meeting opgestart heeft, kan vaak het geluid van anderen ook stilzetten.
  • Werk met een agenda. Het kan rommelig en onwennig zijn om op deze manier contact te hebben. Het is fijn als een persoon het voortouw neemt en er een simpele agenda is.
  • Begin met een rondje om te vragen hoe het gaat. Zo wordt iedereen gedwongen om iets te zeggen. Je moet het toch leren door het te doen.

Intranet

Een intranet is een besloten internetomgeving waar alleen mensen kunnen komen die door een wachtwoord of inlogcode toegang hebben. Bij Stichting Babyspullen was al langere tijd behoefte aan een intranet omdat we veel vrijwilligers op afstand hebben, ook buiten corona.

Maar een intranet klinkt als snel moeilijk en duur en ingewikkeld. Wat we bij Stichting Babyspullen hebben gedaan is een pagina op onze website achter een wachtwoord gezet. Onze website draait op het systeem WordPress en hier kun je dat eenvoudig aanvinken. Ook bij Joomla heb je die mogelijkheid.

Er zijn op deze manier geen extra kosten aan verbonden. Op onze intranetpagina plaatsen we de corona-updates die we ook per nieuwsbrief versturen. Verder staan daar interne contactgegevens en nieuwsberichten. Ook vinden vrijwilligers hier het organogram, promotiemateriaal en het vrijwilligersbeleid. Belangrijk van een intranet is wel dat je het promoot zodat de vrijwilligers weten dat het bestaat.

Niets boven echt contact

Laten we hopen dat de positieve trend door blijft zetten en we na de zomer nog meer ruimte krijgen om weer persoonlijk contact te hebben. Dan kunnen we deze periode gebruiken om lessen te leren en het beste eruit te halen voor de toekomst.

Heb je vragen over programma’s of wil je vaker een blog over digitalisering?

Laat het weten in een reactie hieronder.

 

De foto bij dit artikel is van Becca Tapert via Unsplash

The Happy Volunteer Logo

Zorg dat je geen artikel mist!

Vul hieronder je gegevens in om elke veertien dagen inspiratie en tips over het werven van vrijwilligers in je mailbox te ontvangen. Je krijgt als welkomstcadeautje een handig e-book met tips.

 Voornaam

 E-mailadres

Jouw privacy is belangrijk. Lees in de privacyverklaring hoe The Happy Volunteer omgaat met je gegevens.