In dit artikel laat ik je zien hoe je een communicatieplan kunt inzetten bij het werven van vrijwilligers. Werven is een vorm van communiceren, je wilt mensen bereiken, betrokken maken en beïnvloeden.
Maar om in kaart te krijgen welke personen je wilt bereiken, waar je ze vindt en hoe je ze het beste kan aanspreken, is het handig om een plan te hebben. Dat plan hoeft niet lang of ingewikkeld te zijn, maar het moet wel een aantal elementen bevatten.
Het communicatieplan
Een communicatieplan kun je zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Een risico is dat je veel tijd gaat besteden aan het uitwerken van je plan. Doe dat niet.
Je wil zo snel mogelijk aan de slag en het is zonde om te blijven hangen in details. Begin met het maken van een raamwerk of kapstok. Dan kun je daarna aan die kapstok je verdere acties en uitwerkingen hangen.
Streef naar een communicatieplan van één A4’tje. Hooguit twee als je groot schrijft. 😉
Stap 1 – Doel van je communicatie
Omschrijf wat je met je communicatie wilt bereiken. Wil je informeren, overtuigen of tot actie aanzetten? Bedenk wat je wilt bereiken en hou het beknopt. Een of twee zinnen is genoeg.
Bijvoorbeeld: Stichting X wil bereiken dat 10 vrijwilligers zich aanmelden om te helpen bij evenement Y.
Het doel moet concreet zijn, probeer aantallen te omschrijven. Als je doel vaag is, kun je het niet evalueren. Als jouw doel is om vrijwilligers te werven, wanneer ben je dan geslaagd? Bij één vrijwilliger, twee of pas bij tien?
Stap 2 – Doelgroep(en)
Bepaal met wie je gaat communiceren. Wie is je doelgroep? Misschien heb je meer doelgroepen. Voorbeelden van doelgroepen van stichtingen zijn: vrijwilligers, donateurs, gemeentes, klanten, bedrijven en de lokale pers. Richt je in eerste instantie op de twee of drie belangrijkste doelgroepen.
Beschrijf van elke doelgroep in het kort wie ze zijn. Wees daarbij zo specifiek mogelijk.
Stichting X uit het voorbeeld hierboven, zou de volgende doelgroepen kunnen kiezen: het bestaande vrijwilligersbestand, buurtbewoners uit een straal van 1 kilometer en lokale ondernemers.
Lees ook dit artikel over De Nieuwe Vrijwilliger
Stap 3 – Doelstelling per doelgroep
Bedenk per doelgroep wat je wilt bereiken. Dat is de doelstelling per doelgroep?
Voorbeelden van een doelstelling zijn:
- Bestaande vrijwilligers: In de twee maanden voorafgaand aan het evenement krijgen bestaande vrijwilligers minimaal 5 keer ons evenement onder ogen met de oproep om mee te helpen.
- Buurtbewoners: Buurtbewoners binnen een straal van 1 kilometer rondom de plaats van het evenement krijgen een uitnodiging om te komen met daarin een oproep om als vrijwilliger te helpen.
Op deze manier krijg je een goed beeld van de acties die je moet ondernemen om je doel te bereiken. Ook kun je na afloop van de periode evalueren of je acties geslaagd zijn en welke verbeterpunten er zijn.
Stap 4 – Waar vind je jouw doelgroep?
Nu je weet wie je wilt bereiken en waarvoor, moet je ze nog wel vinden en met ze in contact komen. Veel kun je zelf bedenken en verder kun je op internet zoeken om erachter te komen waar jouw doelgroep uithangt.
In het voorbeeldevenement is het eenvoudig om bestaande vrijwilligers te bereiken, omdat de gegevens in een bestand zitten. Buurtbewoners kun je benaderen via lokale krantjes, social media of door een flyer in supermarkten te hangen.
Stap 5 – Welke communicatiemiddelen ga je gebruiken?
Als je weet waar jouw doelgroep zich bevindt, kun je bedenken welke middelen je gebruiken. Denk aan social media, nieuwsbrieven, post, video, maar ook aan persberichten in kranten.
Zorg met het bedenken van de middelen dat je niet te uitgebreid wordt en dat het past bij jouw doelstelling. Kies een communicatiemiddelen waarvan je weet dat het succes zal opleveren. Natuurlijk spelen ook de kosten hierbij een rol.
Met al deze informatie kun je concrete acties omschrijven over hoe je de doelgroep gaat benaderen. Je kunt deze eventueel in een apart document zetten, als deelplan. Dan kun je ze daar verder uitwerken.
Voorbeelden van concrete acties zijn:
- In de maandelijkse nieuwsbrief aan onze vrijwilligers vertellen we over het evenement en doen we een oproep.
- Een maand voor het evenement hangen we flyers op bij supermarkten: A, B en C.
- Wekelijks plaatsen we een update op onze Facebookpagina over de stand van zaken rondom het evenement.
Zet deze acties wel in een agenda of communicatiekalender zodat ze ook uitgevoerd worden!
Bedenk dat communicatiemiddelen niet alleen mooi, maar vooral effectief moeten zijn.
En dan ben je er klaar voor!
Of klaar mee ;-). Je hebt nu in beeld wat je wilt bereiken en met wie je gaat communiceren. Je weet waar je de belangrijkste doelgroepen kunt vinden en hoe je ze gaat benaderen. Dit communicatieplan kun je met aanpassingen steeds opnieuw gebruiken.
Gebruik handige hulpmiddelen bij de uitvoering van je plan.
Een laatste tip: Deze is vooral handig voor grotere projecten. Maak je communicatieplan visueel! Maak een mindmap of een moodboard waarop je het plan op een creatieve manier in beeld brengt. Dan loop je minder risico dat het communicatieplan ergens in een la verdwijnt.
Gebruiken jullie een communicatieplan voor de werving van vrijwilligers? Laat het weten in een reactie onder dit bericht.
De foto bij dit artikel is van NeONBRAND via Unsplash
Geef een reactie