Vrijwilligers werven met een PLan

Heb jij enig idee hoeveel vrijwilligers je dit jaar moet werven om succesvol te zijn? Vijf, twintig of misschien wel vijftig? Als je geen idee hebt is het lastig om in actie te komen.

In dit artikel lees je hoe jij voor het komende jaar een eenvoudig plan maakt dat je gaat helpen om genoeg vrijwilligers te werven. Zo blijf je op schema en kun je bijsturen als dat nodig is.

Gebruik dit sjabloon om je plan te maken

Meten is weten

Hoeveel vrijwilligers stoppen?

Vrijwilligers komen en gaan. Turf eens hoeveel vrijwilligers er dit jaar zijn gestopt. Of beter nog vorig jaar toen alles normaal was (voor corona). Je kunt het ook over een langere periode berekenen, de afgelopen drie jaar bijvoorbeeld. Dan kom je uit op een gemiddeld aantal vrijwilligers dat vertrekt.

Hoeveel nieuwe hulpvragen komen er binnen?

Een andere factor die meespeelt is het aantal hulpvragen waarvoor je een nieuwe vrijwilliger nodig hebt. Dit geldt vooral voor zorginstellingen en maatjesprojecten waar vrijwilligers een-op-een ingezet worden. Ook als jouw organisatie groter wordt of er locaties bij komen, zal je meer vrijwilligers nodig hebben.

Een simpele optelsom

​Voorbeeld 1
Er werken 50 vrijwilligers bij jouw stichting. Daarvan stoppen er gemiddeld zeven per jaar. Het komend jaar wordt er een nieuwe afdeling geopend waar zes extra vrijwilligers nodig zijn. Je moet dan in ieder geval dertien nieuwe mensen gaan werven.

7+6=13 nieuwe vrijwilligers nodig

Voorbeeld 2
Er werken 130 vrijwilligers bij jouw organisatie en daarvan stoppen er 25 per jaar. Daarnaast krijg je gemiddeld 20 nieuwe hulpvragen voor een maatje. Daar zijn twintig vrijwilligers voor nodig. Misschien vijf extra omdat niet alle matches lukken. Jouw doel is 50 nieuwe vrijwilligers.

25+20+5=50 nieuwe vrijwilligers nodig

Het plan maken

Je weet nu het aantal vrijwilligers dat je wilt werven. En je hebt een leeg jaar in het vooruitzicht. Schrijf alle maanden onder elkaar en bedenk aan de hand van je eigen ervaring en planning hoeveel vrijwilligers je in elke maand gaat werven.

April en september zijn misschien goede maanden waarin je meer kunt werven. Of in juni heb je een evenement waarvoor je mensen nodig hebt. Hou ook rekening met periodes waarin minder mensen zich aanmelden, zoals in de zomervakantie en rond kerst.

Zo schuif je met aantallen tot het klopt en realistisch is. En voilà, het belangrijkste deel van je planning is klaar.

​Je plan in uitvoering

Om te zorgen dat je je doel behaalt, heb je een paar dingen nodig:

  • een goede basisvacature die makkelijk is aan te passen.
  • een mapje met bijbehorende afbeeldingen, het liefst in verschillende formaten voor op de verschillende social media kanalen.
  • een Word-bestand met korte teksten om op social media te plaatsen. Zet daar ook alvast de hashtags bij die je wilt gebruiken. #vrijwilligerswerk
  • een eenvoudige checklist met stappen die je moet doorlopen bij het uitzetten van een nieuwe vrijwilligersvacature. Kost één keer wat moeite maar daarna zal je jezelf elke keer dankbaar zijn omdat je niet steeds het wiel hoeft uit te vinden. Én je kan het makkelijker overdragen aan een stagiair 😊.

Ga vervolgens op vaste momenten zitten om naar je planning te kijken. Doordat je een duidelijk doel hebt, kom je vanzelf in de actiestand. Ook krijg je inzicht in de dingen die wel of niet goed werken en kun je bijsturen.

Kijk ook even op de website van Issuekalender om te zien welke inhaakdagen je kunt gebruiken om het vrijwilligerswerk bij jouw organisatie extra te promoten. Denk aan de Zwerfdierendag, Boekenweek of Wereldalzheimerdag.

En merk je dat je iets achter loopt op het schema? Doe een extra oproep op social media. Of maak een video om meer aandacht te krijgen.

​En nu aan de slag

​Het jaar is bijna ten einde. Nu is een mooi moment om te beginnen met het maken van een plan. Zodat je knallend het nieuwe jaar in kan (zonder vuurwerk, dat dan weer wel).

Deel dit bericht gerust als je denkt dat iemand anders er iets aan heeft.

 

De foto bij dit artikel is van Emma Matthews Digital Content Production via Unsplash

Heleen van Egmond heeft zich als eerste ondernemer in Nederland gespecialiseerd in online marketing voor vrijwilligersorganisaties. Vanuit jarenlange ervaring binnen diverse stichtingen én haar eigen vrijwilligerswerk komt ze met vernieuwende oplossingen voor het werven van vrijwilligers.