In een eerder artikel schreef ik over de vrijwilligersreis. De reis die mensen maken van het moment dat ze bedenken dat ze vrijwilligerswerk gaan doen tot aan het moment dat ze daadwerkelijk actief zijn als vrijwilliger (en eigenlijk zelfs tot het moment dat ze weer stoppen).
Waar ik het vorige keer had over de contactmomenten in het wervingsproces en hoe je daar als organisatie invloed op hebt, wil ik het nu hebben over ‘zwarte gaten’ en met name het gat tussen moment van aanmelden en de daadwerkelijke start van het vrijwilligerswerk.
Want wat gebeurt er in deze periode en hoe houden we de potentiële vrijwilliger op een positieve manier aan ons verbonden?
Wat is een zwart gat?
Volgens de algemene relativiteitstheorie is een zwart gat een gebied in de astronomische ruimte waaruit niets, zelfs licht niet, kan ontsnappen. (Bron: Wikipedia)
Als het gaat om de vrijwilligersreis zie ik zwarte gaten als een soort niemandsland of vacuüm waarin het stil is. Je komt ze tegen in de periodes tussen twee contactmomenten in.
Stel je voor: Je hebt als potentiële vrijwilliger een mail gestuurd aan een organisatie om te infomeren naar vrijwilligerswerk. Dan wacht je op een reactie en soms duurt dat even. Die periode noem ik een zwart gat. Dit gat voorkom je door een automatische beantwoorder in te stellen waarin je vertelt binnen hoeveel tijd iemand bericht mag verwachten. Is de potentiële vrijwilliger gerust gesteld en weet hij dat zijn bericht aangekomen is.
Een ander zwart gat zit tussen het intakegesprek of de aanmelding en de dag dat de vrijwilliger echt gaat beginnen. Daar zitten soms langere periodes van stilte tussen waarin niets gebeurt. En daar wil ik het in dit artikel over hebben.
Waarom wil je zwarte gaten voorkomen?
Als de periode tussen twee contactmoment kort is, dan is er niet zoveel aan de hand. Maar zodra het langer duurt, kan het een probleem worden om iemand betrokken te houden.
De potentiële vrijwilliger hoort een tijdje niets, het eerste enthousiasme wordt minder en de kans bestaat dat hij gaat twijfelen. Zal het echt wel zo leuk zijn? Misschien kost het toch meer tijd? Hé mijn buurman doet ook leuk vrijwilligerswerk, zal ik daar eens gaan kijken?
En zonder het te merken raak je die enthousiaste vrijwilliger kwijt nog voordat hij binnen is.
Wat kun je er aan doen?
Het is niet zo moeilijk om dit zwarte gat te voorkomen. Sterker nog, je kunt deze periode zien als een mogelijkheid om de vrijwilliger te bevestigen dat hij bij jullie aan het juiste adres is.
Afhankelijk van de tijd tussen de aanmelding en het startmoment, kun je een of meer contactmomenten toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld een dag na het aanmeldgesprek een mail sturen waarin je de afspraken uit het gesprek bevestigt en benoemt dat het een fijn gesprek was.
Je kunt ook een paar dagen voordat de vrijwilliger gaat starten een e-mail sturen met praktische informatie: Hoe laat begint hij, bij wie kan hij zich melden en waar kan hij zijn fiets of auto parkeren?
Zo geef je iemand houvast en laat je weten dat je hem niet vergeten bent. Dat voelt goed en bevestigt de juiste keuze.
Wat als je daar geen tijd voor hebt?
Natuurlijk kost het tijd om e-mails te sturen. En tijd heb je waarschijnlijk niet. Daarom heb ik twee tips.
Tip 1: gebruik standaard e-mailteksten. Als je eenmaal een goede tekst hebt, dan kun je hem opslaan en steeds opnieuw gebruiken. Zelf gebruik ik daar een programma voor. Dat heet TextExpander en kost een paar tientjes per jaar. Hiermee kun je allerlei standaardteksten maken. Voor elke standaardtekst bedenk je een herkenbare afkorting en hij vult de automatisch aan. Bespaart veel tijd en energie.
Tip 2: Verstuur geautomatiseerde e-mails met een e-mailprogramma. Zeker als de periode langer is, kun je een serie e-mails sturen met welkomstinformatie in kleine porties. In een mailprogramma als Mailchimp zet je alle mails een keer klaar en daarna loopt het vanzelf. Zodra iemand wordt aangemeld gaat het programma de e-mails versturen op de ingestelde tijd. Dit is natuurlijk alleen handig als je vaker eenzelfde soort vrijwilliger binnenhaalt.
Bonustip: Zoek een vrijwilliger die deze de eerste tips voor je regelt. Dit zijn de leuke klussen die je kunt aanbieden als eenmalig vrijwilligerswerk.
Een blije vrijwilliger is een ambassadeur
Wat je bereikt door zwarte gaten te dichten, is dat potentiële vrijwilligers extra positieve ervaringen hebben. Zo blijven ze enthousiast en hou je ze aan je organisatie verbonden. Een blije vrijwilliger is een ambassadeur en hoe meer ambassadeurs, hoe meer nieuwe vrijwilligers zich voor jou willen inzetten.
En nu ben ik benieuwd naar jouw ervaringen…
Hoe zorgt jouw organisatie ervoor dat vrijwilligers op een positieve manier verrast worden als ze binnenkomen?
Laat het weten in een reactie onder dit artikel zodat we elkaar kunnen inspireren.
De foto bij dit artikel is van Lucas Lenzi via Unsplash
Geef een reactie