Het afgelopen jaar ben ik twee keer gestart als vrijwilliger. Eerst bij de Klim naar het Licht, een tijdelijk evenement in Haarlem. En in november begon ik als bestuurslid bij Stichting Babyspullen.

Ik kreeg de kans om de wereld te zien vanuit de blik van een potentiële vrijwilliger. Soms waren er kleine dingetjes die niet liepen zoals ik verwachtte en voelde ik een kleine irritatie. Niets ernstigs hoor. Meer dat ik vond dat dingen makkelijker, efficiënter of sneller konden.

Zo duurde het bij een organisatie wel twee hele dagen voordat ik antwoord kreeg.

Dat is helemaal niet lang natuurlijk. Maar ik had zóveel zin in het vrijwilligerswerk dat ik na mijn aanmelding elke paar minuten mijn e-mail bekeek of er al een reactie was.

En dan duurt zelfs een uur nog lang. 😉

Hoe ze dit hadden kunnen voorkomen vertel ik aan het eind van dit artikel (cliffhanger).

De vrijwilligersreis

Laten we het eerst eens hebben over de reis die een potentiële vrijwilliger maakt als hij kennismaakt met jouw organisatie.

Die reis begint op het moment dat iemand voor het eerst van de organisatie hoort. Hij gaat verder langs social media berichten, jullie vacature op een lokale vacaturesite en door naar de website van jouw organisatie.

Als het goed is, gaat de reis dan verder naar de aanmelding, het kennismakingsgesprek en uiteindelijk het doen van vrijwilligerswerk.

Op verschillende punten heb je als organisatie contact met de potentiële vrijwilliger. Als iemand je website bekijkt, op een knop klikt of een e-mail stuurt heb je contact. En daar gaan soms dingen mis.

Op social media is het een saaie boel, de website werkt niet goed op mobiel of het antwoord op een e-mail duurt te lang. Allemaal contactmomenten die niet positief zijn en ervoor kunnen zorgen dat iemand besluit om ergens anders te gaan kijken.

Of Netflix aan te zetten.

Aan de andere kant, als de vrijwilligersreis soepel verloopt en de vrijwilliger heeft een geweldige ervaring, dan kan hij zomaar een toekomstige ambassadeur worden. En dat is wat we willen.

Hoe zorg je dat de vrijwilligersreis zo soepel mogelijk verloopt?

3 contactmomenten om te optimaliseren

Er zijn verschillende contactmomenten en elk contactmoment geeft je de kans om de vrijwilligersreis te verbeteren.

Wat het beste werkt hangt trouwens af van jouw organisatie en het type vrijwilliger dat je wilt aantrekken. Denk aan hip taalgebruik. Daarvan wordt de ene persoon vrolijk, terwijl een ander er kriegelig van wordt.

Hieronder bespreken we drie belangrijke contactmomenten. Op elk contactmoment heeft de potentiële vrijwilliger vragen in zijn hoofd. En als jij weet welke vragen er spelen, kun je ze ook beantwoorden.

Contactmoment 1 –  De vacature op een vacaturewebsite.

Als iemand vrijwilligerswerk wil doen, zal hij zijn zoektocht waarschijnlijk beginnen op Google. Hij zoekt naar vrijwilligerswerk in zijn woonplaats. Grote kans dat hij terecht komt op een lokale vacaturebank waar jouw vacature hopelijk ook staat.

De vraag van de vrijwilliger op dit punt: Zal ik het leuk vinden en past het in mijn leven?

Een goede en aantrekkelijke vacature maakt duidelijk wat iemand gaat doen als vrijwilliger. Hoe vaak? Wanneer? En met wie? Wat is er leuk en waar ligt de uitdaging?

Geen saaie lappen tekst, maar ook niet te weinig vertellen. Tip: gebruik storytelling. Beschrijf niet alleen welke taken iemand heeft, maar laat zien hoe een dag eruit ziet.

Meer over het schrijven van een aansprekende vacature

Meer over storytelling

Contactmoment 2 – De website van jouw organisatie

Stel dat iemand jouw vacature interessant vindt, dan is de volgende stap om te kijken wat voor organisatie er achter zit.

Zelfs als iemand al van een organisatie gehoord heeft, zal hij toch willen weten of het bij hem past. Dus bekijkt hij de website.

De vraag van de vrijwilliger op dit punt: Is dit een leuke plek om vrijwilligerswerk te doen?

De eerste blik op jouw website moet duidelijk maken wat je als organisatie doet en voor wie. Het is fijn als de website een huisstijl heeft die past bij de sfeer die in de organisatie heerst. Dat het klopt.

Ook moet het makkelijk zijn om bij de informatie over vrijwilligerswerk te komen. Het liefst direct vanaf de homepage want elke stap extra om er te komen, geeft twijfel of irritatie.

Een goed voorbeeld is de website van De Hartekamp Groep. Zij hebben op de homepage een grote knop voor vrijwilligerswerk. Heerlijk voor potentiële vrijwilligers, die voelen zich meteen welkom.

Wat voor een website ook belangrijk is, zijn de contactmogelijkheden. Zijn ze meteen zichtbaar? En is het duidelijk hoe iemand zich moet aanmelden voor vrijwilligerswerk en wat de vervolgprocedure is?

Contactmoment 3 – Het intakegesprek of eerste kennismaking

Yes. Iemand heeft zich aangemeld en komt op gesprek om meer te weten te komen. Realiseer je dat deze persoon een paar drempels heeft overwonnen. Toch kan het hier nog mis gaan.

Doordat de eerste stap al gezet is, heeft de potentiële vrijwilliger zich al half aan jouw organisatie verbonden. Het wordt al moeilijker om nee te zegge tegen het vrijwilligerswerk. Daarom wil de potentiële vrijwilliger nu vooral bevestigd worden.

De vraag van de vrijwilliger op dit punt: Ga ik er spijt van krijgen?

Stel: de vrijwilliger stapt bij jou door de deur. Wat ziet hij dan? Ik kom wel eens op plekken waar het donker en ongezellig is. Dat zijn dingen die makkelijk op te lossen zijn.

Een verfje, gezellig tafelkleedje en een extra lamp doen wonderen.

Verder is het belangrijk om het over de vrijwilliger zelf te hebben. Wat vind hij leuk? Wat zoekt hij in vrijwilligerswerk? Wat verwacht hij ervan (of hoopt hij)?

Met de antwoorden op deze vragen kun je de verwachtingen managen. Zeg het eerlijk als de verwachtingen niet kloppen.

Een veelgemaakte misser is dat de vrijwilliger een lange lijst met klussen voorgelegd krijgt. Dat gebeurt vooral bij organisaties waar veel (maatjes)vacatures openstaan. Voor een vrijwilliger is dat overweldigend.

En misschien vraagt hij zich af wat de reden is dat er zoveel vacatures open staan.

Geef de vrijwilliger keuze uit maximaal vijf verschillende vacatures. Dat is nog net te overzien. Is er geen klik? Denk dan mee bij welke andere organisatie de potentiële vrijwilliger beter past. Zo help je de vrijwilliger en je collega-organisatie.

Meer over het houden van een intakegesprek

Even terug naar mijn ervaring

Aan het begin van dit artikel vertelde ik over mijn kleine irritatiepuntje toen ik vol verwachting zat te stuiteren op mijn stoel en een reactie pas twee dagen later kwam. Wat hadden ze hier beter kunnen doen?

Het meest eenvoudige is bij de vacature vertellen hoe je kunt aanmelden en binnen hoeveel tijd je reageert. Als er bij had gestaan dat ik binnen drie werkdagen bericht zou krijgen, dan had ik daar rekening mee gehouden.

Nu zat ik me af te vragen of ze mijn mail wel ontvangen hadden en ging ik het weekend in zonder iets te weten. Ze hebben dat trouwens helemaal goed gemaakt door op zaterdag te bellen.

Met deze top-ervaring werd ik bevestigd dat ik toch op de goede plek zat.

Ga je mee op reis?

In dit artikel bespraken we drie verschillende contactmomenten. Dit zijn er maar een paar, ook e-mail, social-mediaberichten en een telefoongesprek zijn contactmomenten.

Ik daag je uit om jezelf te verplaatsen in de potentiële vrijwilliger en de reis eens te maken. Of vraag een bekende om te kijken naar een vrijwilligersvacature en zich aan te melden als vrijwilliger. Zo kun je de vrijwilligersreis testen.

Zelf zie je het vaak minder goed dan een ander.

Toen ik mijn 17-jarige dochter vroeg om een van mijn product te kopen, kreeg ik een ongenuanceerde waslijst aan punten die beter konden. Wat moet ik hier nou doen? Wat ziet dit er raar uit! Hoezo wil je deze informatie? Heel verhelderend. 😊

Ik ben benieuwd welke zaken jij tegenkomt die beter kunnen. En raak niet overweldigd want zelfs grote en professionele bedrijven maken missers. Breng stapje voor stapje kleine verbeteringen aan en dan kom je een heel eind.

📅 Webinar over de Vrijwilligersreis

Op 30 januari gaf ik een webinar over de vrijwilligersreis. We gingen in op contactmomenten en de manier waarop mensen kiezen. Daarna hebben we een aantal voorbeelden bekeken.

Van het webinar is een opname gemaakt, deze kun je hieronder bekijken. De opname duurt precies een uur.

 

 

 

De foto bij dit artikel is van Harley-Davidson via Unsplash

The Happy Volunteer Logo

Zorg dat je geen artikel mist!

Meld je aan voor mijn artikelen. Elke veertien dagen mail ik je met inspiratie en tips over het werven van vrijwilligers. En je krijgt mijn e-book met tips als welkomstcadeautje.